Le tableau de bord prospectif est un outil utile pour regarder au-delà du bout de votre nez, c’est-à-dire au-delà des indicateurs financiers à court terme et réfléchir à 360° sur tous les aspects d’une entreprise. En d’autres termes, en utilisant un tableau de bord prospectif, vous pouvez construire une stratégie efficace pour le succès de votre entreprise (surtout s’il s’agit d’une PME). Dans cet article, je vous montre les 5 étapes pour réussir votre tableau de bord prospectif.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord prospectif ?
Le tableau de bord prospectif (TBP) est un outil d’aide à la gestion stratégique qui permet de traduire la mission et la stratégie de l’entreprise en un ensemble cohérent de mesures de performance.
Plus précisément, le TBP est un outil de surveillance stratégique conçu dans les années 90 par Norton et Kaplan, qui vise à remédier aux limites des modèles de surveillance traditionnels, ainsi qu’à traduire les stratégies concurrentielles en indicateurs de performance. Il permet d’assurer l’équilibre entre les performances à court terme et les facteurs non financiers qui devraient conduire l’entreprise à des performances compétitives supérieures et durables dans le temps.
Le tableau de bord prospectif suppose la présentation de la stratégie sous la forme d’un ensemble d’objectifs mesurables nécessaires à la réalisation de la mission de l’entreprise. Il est utilisé pour assurer la cohérence entre les objectifs et les activités entreprises, pour mesurer et contrôler les effets des activités stratégiques et pour motiver les employés.
A quoi sert un tableau de bord prospectif ?
Aujourd’hui, pour réussir dans un environnement dynamique, les entreprises doivent être capables de s’adapter rapidement aux conditions changeantes du marché et de surpasser leurs concurrents en termes de qualité, de rapidité de service, d’étendue de la gamme de produits et de prix des produits.
Seule la réception rapide d’informations sur les activités de l’entreprise aidera la direction à prendre une décision en temps opportun. Dans le même temps, les actions opérationnelles de l’entreprise doivent être coordonnées et atteindre certains objectifs à long terme. Pour ce faire, l’entreprise doit être en mesure d’identifier correctement sa stratégie et de mobiliser toutes les ressources pour atteindre ses objectifs stratégiques.
L’un des outils permettant de présenter le processus de mise en œuvre d’une stratégie sous une forme compréhensible est le tableau de bord prospectif. Le but principal de cet outil est de :
- établir des objectifs mesurables et atteignables
- définir des procédures de mesure des objectifs
- s’assurer que l’ensemble de l’entreprise les accepte
- collecter et d’analyser les données de performance
- établir des rapports pouvant donner une idée du fonctionnement de l’entreprise
- concevoir des solutions qui réussiront à contenir les erreurs
Le tableau de bord prospectif en tant qu’outil de gestion aide à stabiliser la stratégie, car il permet de convertir la mission et la vision en mesures d’action concrètes dans l’entreprise. C’est-à-dire que les notions abstraites et simplement énonciatives de la mission et de la vision deviennent des actions concrètes qui peuvent faire l’objet d’un suivi et d’un retour d’information.
Une entreprise administrée selon cette méthode est capable de planifier une gestion organisée et homogène des processus et des chiffres de l’entreprise. Elle est particulièrement utile dans les cas de productions complexes et articulées.
Les 5 étapes à suivre pour réussir à créer votre tableau de bord prospectif ?
L’efficacité d’un tableau de bord prospectif dépend de la qualité de sa mise en œuvre. Le tableau de bord prospectif est mis en œuvre en 5 étapes :
- préparation
- définition des objectifs stratégiques
- sélection des indicateurs de réalisation des objectifs stratégiques
- définition actions stratégiques
- suivi de la mise en œuvre de la stratégie
#1 La préparation à la construction d’un tableau de bord prospectif (TBP)
Au stade de la préparation à la construction d’un TBP, il est nécessaire d’élaborer une stratégie, de déterminer les perspectives et de prendre une décision pour les unités organisationnelles et les niveaux dont vous avez besoin pour développer un tableau de bord prospectif.
Il est important de toujours se rappeler que TBP est un concept de mise en œuvre de stratégies existantes. Son but n’est pas le développement de stratégies fondamentalement nouvelles. Il faut d’abord terminer l’élaboration de la stratégie, puis procéder à la création d’un tableau de bord prospectif.
L’une des activités importantes en vue de l’élaboration d’un tableau de bord prospectif est le choix des perspectives. Tout modèle de développement de stratégie ne peut prétendre être complet que s’il contient des réponses aux questions liées aux différents domaines de l’entreprise.
La prise en compte de différentes perspectives dans la formation et la mise en œuvre d’une stratégie est une caractéristique du concept de tableau de bord prospectif et de son élément clé. La formulation d’objectifs stratégiques, la sélection d’indicateurs et le développement d’actions stratégiques à partir de plusieurs perspectives sont conçus pour fournir une revue complète des activités de l’entreprise.
Sur la base de leurs recherches empiriques, Robert Kaplan et David Norton ont montré que les entreprises performantes prennent en compte au moins quatre perspectives dans leurs TBP :
- la finance
- la clientèle
- les processus internes
- l’éducation et le développement.
#2 La définition des objectifs stratégiques du tableau de bord prospectif
En termes généraux, un objectif est compris comme une description de l’état souhaité de quelque chose dans le futur.
Pour construire un système de management stratégique, il est nécessaire de décomposer la stratégie de l’entreprise en objectifs stratégiques spécifiques qui reflètent en détail divers aspects stratégiques. En intégrant les objectifs individuels, des relations causales peuvent être établies de telle sorte que l’ensemble des objectifs reflète la stratégie de l’entreprise.
Évitez de définir trop d’objectifs stratégiques pour le plus haut niveau de l’organisation. Un maximum de 25 cibles sera suffisant. Un trop grand nombre d’objectifs dans le tableau de bord indique l’incapacité de l’organisation à se concentrer sur l’essentiel, et signifie également que les objectifs énoncés ne sont pas stratégiques pour le niveau organisationnel auquel le tableau de bord prospectif se réfère.
#3 La sélection des indicateurs de réalisation des objectifs stratégiques
Les scores TBP sont des jauges de but. Les indicateurs sont un moyen d’évaluer les progrès vers la mise en œuvre d’un objectif stratégique. L’utilisation d’indicateurs vise à concrétiser le système d’objectifs développé au cours de la planification stratégique et à rendre mesurables les objectifs développés. Les indicateurs ne peuvent être identifiés que lorsque les objectifs sont clairs. Choisir les bonnes mesures est un problème secondaire, car même les meilleures mesures n’aideront pas une entreprise à réussir si les objectifs sont incorrects. Il est recommandé de ne pas utiliser plus de trois indicateurs pour chacun des objectifs stratégiques.
#4 La définition actions stratégiques pour atteindre les objectifs stratégiques
La réalisation des objectifs stratégiques présuppose la mise en œuvre de mesures stratégiques appropriées. « Activités stratégiques » est un terme général pour toutes les activités, projets, programmes et initiatives mis en œuvre pour atteindre les objectifs stratégiques.
La répartition des projets de l’entreprise en fonction des objectifs du tableau de bord prospectif permet de mieux comprendre comment un projet particulier contribue à la réalisation des objectifs stratégiques. Si telle ou telle activité stratégique n’apporte pas une contribution significative à la réalisation des objectifs de base, alors la nécessité de sa mise en œuvre est à questionner.
#5 Le suivi de la mise en œuvre de la stratégie
Pour améliorer le tableau de bord prospectif, la haute direction et les personnes responsables doivent continuellement examiner et évaluer les performances de l’organisation. Les objectifs stratégiques sont très pertinents pour l’entreprise, et cette pertinence doit être évaluée au moins une fois par an. Dans ce cas, il faut se poser les questions suivantes :
- Les indicateurs sélectionnés sont-ils adaptés pour évaluer le degré de réalisation des objectifs développés ?
- Le calcul des valeurs des indicateurs est-il aisé ?
- L’unité structurelle a-t-elle atteint les valeurs cibles des indicateurs développés ?
- Les valeurs cibles des indicateurs des unités supérieures ont-elles été atteintes ?
- Quelle est la contribution de l’unité structurelle considérée à la réalisation des objectifs des niveaux supérieurs ?
Quelles sont les piliers d’un tableau prospectif ?
Le tableau de bord prospectif (TBP) est basé sur 4 piliers, également appelés perspectives.
#1 L’apprentissage et le développement
La formation des employés contribue au développement de la culture d’entreprise. Dans toute entreprise, les personnes instruites sont la principale ressource. Le développement et l’amélioration des connaissances et des compétences sont particulièrement importants dans des conditions d’évolution technologique rapide.
#2 Les processus d’affaires
Il s’agit des processus internes de l’entreprise. Ces indicateurs vous permettent de déterminer l’orientation client de l’entreprise. Un tel travail ne peut pas être confié à des spécialistes externes, car il nécessite une compréhension claire de tous les processus métier de votre organisation.
#3 Le point de vue des clients
Le TBP implique une orientation client et une satisfaction du client dans tous les domaines. Même si la situation financière actuelle est assez saine, il est nécessaire d’analyser en permanence les produits ou services et leur conformité avec les attentes des acheteurs afin de fidéliser la clientèle à l’avenir.
#4 Les perspectives financières
Il s’agit de fournir des données sur le capital en temps opportun et exactes, ainsi que de traiter et de maintenir des données financières. Pour une compréhension plus précise des indicateurs financiers, il convient également d’envisager des indicateurs financiers supplémentaires, tels que l’évaluation des risques et l’analyse comparative des coûts et des avantages.
